EHF står for elektronisk handelsformat og er et filformat for fakturaer, kreditnotaer og andre forretningsdokumenter.

EHF er laget for at maskiner skal kunne lese og forstå innholdet i dem. EHF er ikke e-post- eller PDF-faktura, men et eget format for fakturaer, som sendes fra et regnskapssystem til et annet.

EHF-register

ELMA står for Elektronisk mottakeradresseregister, og er et norsk register der foretak må registrere seg for å kunne motta EHF.

Det er helt gratis å registrere seg, og registreringen gjøres direkte fra regnskapsprogrammet du bruker.

Når du har blitt registrert, har dine leverandører muligheten til å søke deg opp og se at det er mulig å sende deg EHF fra regnskapsprogrammet sitt (de kan også sende deg kreditnota som EHF).

 

Hva kreves for å sende EHF

Siden EHF er et eget format som sendes fra et regnskapssystem til et annet, må du ha et regnskapsprogram å sende fakturaen din fra for å kunne sende EHF. Når du har tilgang på det, må dette være på plass for at du skal kunne sende EHF:

1. Mottaker av fakturaen din må være registrert med organisasjonsnummer i regnskapssystemet ditt. Dette fordi organisasjonsnummeret fungerer som fakturaadressen når EHF sendes (kunden din får e-post fra sitt regnskapssystem om at en EHF er mottatt).
2. Mottakeren må være registrert i ELMA. Hvis det er mulig å sende EHF fra regnskapsprogrammet ditt, og mottakeren er registrert i ELMA, får du beskjed om det i regnskapsprogrammet.
    

Hva koster EHF

Det koster i utgangspunktet ingenting å motta eller sende EHF, men dette avhenger av regnskapsprogrammet du bruker. Det koster heller ingenting å registrere seg i ELMA.

Noen leverandører kan ta betalt pr. sendte faktura, og/eller for mottak av EHF. Sjekk derfor med din leverandør. I Fiken koster det ingenting ekstra hverken å sende eller motta EHF.

Fordeler med EHF

Den store fordelen med å motta EHF er at det tidsbesparende. Når du mottar en faktura som EHF kan du regnskapsføre og betale fakturaen samtidig fra regnskapsprogrammet ditt.

Fordelen med å sende EHF er at kundene dine får fakturaen rett inn i sitt regnskapssystem (slik de ønsker), hvor den leses og tolkes automatisk. Dette fører ofte til at du får betalt raskere.

Forskjellen på EHF og eFaktura

Mange blander sammen EHF og eFaktura. Begge disse er en type elektronisk faktura, men forskjellen er at EHF er ment for bedrift-til-bedrift-bruk, mens eFaktura er laget for å fakturere privatpersoner.

• eFakturaer havner i mottakerens nettbank.
• EHF-fakturaer havner i mottakerens regnskapsprogram.

eFaktura inneholder for eksempel ikke informasjon om mva. EHF, derimot, inneholder mer informasjon, noe som gjør det lettere å regnskapsføre med all nødvendig informasjon.